Adoptando la eficiencia con la implementación de TMS

Impulsado por avances en tecnología, globalización y cambios en las demandas del consumidor, el mundo de la logística ha evolucionado durante los últimos años, pasando de procesos manuales tradicionales a programas sofisticados impulsados por la automatización. En el centro de esta evolución se encuentra el Sistema de Gestión de Transporte (TMS), una herramienta que juega un papel fundamental en la gestión moderna de la cadena de suministro.

Desde la selección de transportistas hasta el seguimiento de envíos y estrategias de reducción de costos, un TMS está en el centro de todas las operaciones modernas de transporte. Un TMS puede mejorar la eficiencia y lograr tiempos de respuesta más rápidos al automatizar tareas manuales como el procesamiento de pedidos y el seguimiento de envíos. Las empresas también pueden usar un TMS para optimizar rutas, consolidar envíos y negociar mejores tarifas con transportistas, lo que resulta en ahorros significativos de costos.

Además, un TMS permite visibilidad en tiempo real del estado de los envíos, permitiendo la resolución proactiva de problemas y una toma de decisiones más rápida. Esta visibilidad permite a los equipos de logística tomar decisiones más informadas sobre estrategias de transporte, rendimiento de transportistas y gestión de inventario. Las empresas pueden optimizar sus operaciones de cadena de suministro y adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado de manera más efectiva con un TMS integral. Experimente estos beneficios de primera mano y vea cómo un TMS puede transformar su logística probando una demostración hoy.

Tabla de contenidos

• Planificación de la implementación del TMS

• Integración y configuración del TMS

• Puesta en marcha de un nuevo TMS

• Medición y monitoreo

• El análisis de rendimiento impulsa la mejora continua

• Dé el siguiente paso en la implementación del TMS

Planificación de la implementación del TMS

Para garantizar el éxito del TMS y su alineación con los objetivos estratégicos generales del negocio, es crucial que las partes interesadas de la cadena de suministro establezcan metas claras para la implementación. El proceso comienza con una evaluación de necesidades para determinar qué áreas operativas debe priorizar el TMS.

Las empresas deben comenzar identificando los requisitos comerciales específicos y los desafíos que enfrentan las operaciones. ¿Es una prioridad disminuir costos, mejorar la eficiencia o lograr el cumplimiento normativo? O quizás mejorar el servicio al cliente o crear nueva visibilidad en el seguimiento de envíos está en lo más alto de la lista. Identificar las áreas específicas que informan la necesidad de implementar un TMS ayudará a orientar mejor su adopción y obtener un mayor retorno de la inversión (ROI).

Durante la evaluación de necesidades, busque oportunidades para la Reingeniería de Procesos de Negocio (BPR). Las empresas a menudo logran reducciones de costos a través de la implementación de TMS, pero los cambios en los procesos y flujos de trabajo pueden crear aún más ahorros. Además, la implementación proporciona una ventana conveniente para ajustar los flujos de trabajo antes de codificar y solidificar su configuración en el nuevo TMS.

Al crear un plan de implementación de TMS, establezca Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) para seguir medidas específicas de éxito. Trabaje con el proveedor de TMS seleccionado para personalizar la solución e integrarla con los sistemas existentes, como Planificación de Recursos Empresariales (ERP), Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS) y plataformas de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM). Y proporcione capacitación integral a los empleados que utilizan el TMS, para garantizar una adopción fluida y minimizar la resistencia al cambio.

Al seguir estos pasos, las organizaciones pueden alinear efectivamente las características y funcionalidades del TMS con sus requisitos comerciales, maximizando el valor derivado de la implementación y logrando sus objetivos estratégicos.

Selección del proveedor de TMS adecuado

El proceso de selección del proveedor de TMS adecuado es crítico para el éxito de la implementación y la efectividad a largo plazo de la solución. Realice una investigación exhaustiva para identificar proveedores que cumplan con los criterios definidos. Busque empresas con un historial probado, reseñas positivas de clientes y experiencia en la industria del transporte y la logística.

También considere la amplitud de las ofertas de soluciones del proveedor, incluyendo si ofrecen un TMS local o un TMS basado en la nube. Con un TMS local, su empresa aloja el sistema internamente y tiene control completo de sus servicios de transporte y datos. Con un TMS basado en la nube, un proveedor externo gestiona el sistema a través de servidores remotos, y puede acceder al TMS a través de una plataforma en línea. Un TMS en la nube puede personalizarse fácilmente para alinearse con objetivos comerciales específicos al eliminar o agregar soluciones, y gestionar el acceso a los datos de envío en tiempo real.

Evalúe qué tan bien se alinean las características de la solución TMS de cada proveedor con las necesidades actuales y futuras. Preste atención a las capacidades principales como optimización de rutas, gestión de fletes, selección de transportistas, seguimiento en tiempo real, informes y análisis, y gestión de cumplimiento. Evalúe qué tan bien se alinean las características con las necesidades actuales y futuras.

Preparando a su equipo para la adopción del TMS

La gestión del cambio ayuda a minimizar la resistencia a la adopción de nuevos procesos y tecnologías. Los empleados pueden dudar en adoptar un TMS si lo perciben como algo que podría interrumpir sus flujos de trabajo familiares. Las estrategias efectivas de gestión del cambio abordan estas preocupaciones, asegurando un proceso de implementación sin problemas.

La capacitación adecuada también garantiza que los empleados entiendan cómo usar el TMS de manera efectiva. Cuando los empleados están equipados con las habilidades y conocimientos necesarios, es más probable que adopten el nuevo sistema y utilicen sus características a su máximo potencial, maximizando el retorno de la inversión. El personal bien capacitado puede aprovechar el TMS para optimizar los procesos de transporte, incluida la planificación de rutas, la selección de transportistas y la gestión de fletes.

Integración y configuración del TMS

Los aspectos técnicos de la implementación del TMS involucran configurar el sistema, migrar datos e integrarlo con los Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS), Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) existentes y otros sistemas relevantes.

1. Configurar el sistema TMS:

El proceso de implementación del TMS típicamente comienza con la configuración del sistema según los requisitos específicos de la organización. Esto implica definir parámetros como modos de transporte, preferencias de transportistas, reglas de envío, guías de enrutamiento y permisos de usuario.

Dependiendo de la complejidad de las operaciones de transporte de la organización, el TMS puede requerir personalización para alinearse con flujos de trabajo únicos y reglas comerciales. La personalización puede incluir la creación de informes, plantillas y paneles adaptados a las necesidades de la organización.

Después de la configuración y personalización, un TMS debe probarse exhaustivamente para asegurar que funcione correctamente y cumpla con los requisitos de la organización. Las pruebas deben abarcar varios escenarios, incluidos diferentes modos de transporte, selecciones de transportistas, optimizaciones de rutas y manejo de excepciones.

2. Migrar datos al nuevo TMS:

La migración de datos implica extraer datos relevantes de sistemas existentes, como un TMS heredado, hojas de cálculo o registros manuales. Estos datos pueden incluir detalles de envíos, contratos de transportistas, información de clientes, catálogos de productos y datos históricos de transporte.

Antes de importar esta información a un nuevo TMS, límpiela y transfórmela para garantizar precisión, consistencia y compatibilidad con la estructura de datos del nuevo sistema. Esto puede implicar estandarizar formatos, resolver duplicados, corregir errores y enriquecer datos cuando sea necesario.

Una vez que los datos están limpios y transformados, el proveedor generalmente proporciona un conjunto de plantillas predefinidas o herramientas de migración de datos que se pueden utilizar para importar la información necesaria. Se deben realizar procesos cuidadosos de validación y reconciliación para verificar la precisión e integridad de los datos migrados.

3. Integrar el TMS con sistemas existentes:

Para recibir el mejor retorno de inversión (ROI) de un TMS, intégrelo con otras plataformas logísticas. La integración permite el intercambio de datos en tiempo real y la colaboración con partes interesadas externas, incluidos clientes, transportistas, proveedores y socios comerciales.

Por ejemplo, la integración entre el TMS y el WMS es crucial para una coordinación fluida entre las operaciones de transporte y almacén. La integración permite la transmisión automática de detalles de envío, niveles de inventario, estados de pedidos e instrucciones de recogida-empaque-envío entre los dos sistemas, garantizando una gestión eficiente del cumplimiento de pedidos y del inventario.

La integración con el sistema ERP facilita la visibilidad y el control de extremo a extremo sobre todo el proceso de la cadena de suministro. Datos clave como órdenes de venta, órdenes de compra, niveles de inventario y transacciones financieras pueden sincronizarse entre el TMS y el ERP, permitiendo una mejor toma de decisiones y planificación de recursos. Dependiendo de los requisitos de la organización, el TMS puede necesitar integración API con otros sistemas como CRM, Sistemas de Gestión de Transportistas (CMS), plataformas de Intercambio Electrónico de Datos (EDI) y sistemas de seguimiento GPS.

Puesta en marcha de un nuevo TMS

La puesta en marcha de un TMS marca la transición del desarrollo y pruebas a la operación en vivo. Esta fase implica pruebas finales, monitoreo del sistema y abordar cualquier problema que surja antes y después del lanzamiento del sistema.

Antes de la fecha de lanzamiento, asegúrese de que todos los componentes del sistema, integraciones y funcionalidades estén en orden de trabajo. Pruebe varios escenarios, incluido el procesamiento de pedidos, optimización de rutas, selección de transportistas, reserva de fletes, seguimiento e informes. Involucre a los usuarios finales en pruebas de aceptación del usuario (UAT) para validar que el TMS satisface sus necesidades y opera sin problemas en escenarios del mundo real. Recopile comentarios de los usuarios para abordar cualquier problema de usabilidad identificado durante las UAT.

Facilite una transición fácil con un plan de soporte integral. Asegúrese de que exista un sistema para proporcionar asistencia las 24 horas a los usuarios en caso de emergencias o problemas críticos. Designe un equipo de soporte para responder a las consultas de los usuarios, solucionar problemas técnicos y proporcionar orientación sobre el uso del sistema. Establezca prácticas de intercambio de conocimientos, como foros de usuarios, preguntas frecuentes y repositorios de documentación para empoderar a los usuarios y desarrollar autosuficiencia.

Medición y monitoreo

La medición y el monitoreo del rendimiento son pasos críticos para seguir el progreso hacia una implementación exitosa del TMS. Realice análisis continuos de rendimiento centrados en los siguientes KPI:

• Entrega a tiempo: Mida el porcentaje de envíos entregados a tiempo en comparación con la fecha de entrega programada. Este KPI refleja la efectividad del TMS en la optimización de rutas, selección de transportistas confiables y gestión de horarios de transporte.

• Ahorro de costos: Calcule la reducción en los costos de transporte logrados a través de la implementación del TMS. Compare los gastos reales de transporte antes y después de la implementación, considerando factores como tarifas de flete, costos de combustible y mejoras en la eficiencia operativa.

• Rendimiento del transportista: Evalúe el rendimiento de los transportistas basándose en métricas como entrega a tiempo, tiempos de tránsito, tasas de aceptación de ofertas y reclamaciones de flete. Identifique a los transportistas de mejor rendimiento y áreas de mejora para optimizar la selección y las relaciones con los transportistas.

• Tiempo del ciclo de cumplimiento de pedidos: Mida el tiempo que toma cumplir con los pedidos de los clientes desde la recepción hasta la entrega. Un tiempo de ciclo de cumplimiento de pedidos más corto indica una mejora en la eficiencia y capacidad de respuesta en la cadena de suministro, impulsada por la optimización del TMS.

• Niveles de inventario: Monitoree los niveles de inventario y las tasas de rotación para evaluar el impacto de la optimización del TMS en la gestión de inventario. Un TMS bien optimizado puede minimizar los costos de mantenimiento de inventario y garantizar la disponibilidad adecuada de existencias para satisfacer la demanda del cliente.

El análisis de rendimiento impulsa la mejora continua

Un TMS moderno ofrece una visibilidad sin precedentes en cada aspecto de las operaciones de envío. No deje que esta mina de oro de datos de rendimiento se desperdicie: genere informes y análisis regulares para seguir los KPI y las métricas de rendimiento a lo largo del tiempo.

Analice tendencias, identifique valores atípicos y compare el rendimiento con los estándares de la industria o los objetivos internos. Estos conocimientos del análisis de rendimiento pueden usarse para identificar oportunidades de optimización y refinamiento de procesos. Busque continuamente formas de agilizar los flujos de trabajo, mejorar la eficiencia y aumentar la efectividad de las operaciones impulsadas por TMS.

Trabajar con un proveedor de servicios de transporte gestionado puede impulsar las prácticas de mejora continua. Estos socios pueden facilitar evaluaciones de transporte que tengan en cuenta las operaciones actuales y destaquen áreas para el crecimiento futuro.

Dé el siguiente paso en la implementación del TMS

Un TMS puede ayudar a las empresas a tomar decisiones proactivas e informadas sobre sus operaciones de transporte. ¿Listo para avanzar con la implementación del TMS? No lo haga solo.

Los socios de servicios gestionados pueden potenciar la implementación al proporcionar experiencia, recursos y apoyo durante todo el proceso. Los socios logísticos a menudo tienen una profunda experiencia en la industria y pueden ofrecer información sobre mejores prácticas, estándares de la industria y requisitos regulatorios.

Los consultores de TMS también pueden proporcionar personal calificado, incluidos gerentes de proyecto, consultores de TMS, desarrolladores y administradores de sistemas, para aumentar el equipo interno de la organización durante la implementación. Esto ayuda a aliviar las limitaciones de recursos y garantiza que el proyecto de implementación se mantenga en el camino correcto.

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