Adoptar la eficiencia con la implantación del TMS

Impulsado por los avances tecnológicos, la globalización y las cambiantes demandas de los consumidores, el mundo de la logística ha evolucionado en los últimos años, pasando de los tradicionales procesos manuales a sofisticados programas impulsados por la automatización.
En el centro de esta evolución se encuentra el Sistema de Gestión del Transporte (SGT)una herramienta que desempeña un papel fundamental en la gestión moderna de la cadena de suministro.

Desde la selección del transportista hasta el seguimiento de los envíos y las estrategias de reducción de costes, un TMS está en el centro de todas las operaciones de transporte modernas.
Un TMS puede mejorar la eficiencia y agilizar los plazos de entrega automatizando tareas manuales como el procesamiento de pedidos y el seguimiento de envíos.
Las empresas también pueden utilizar un TMS para optimizar rutas, consolidar envíos y negociar mejores tarifas con los transportistas, lo que supone un importante ahorro de costes.

Además, un TMS permite una visibilidad en tiempo real del estado de los envíos, lo que permite una resolución proactiva de los problemas y una toma de decisiones más rápida.
Esta visibilidad permite a los equipos de logística tomar decisiones más informadas sobre las estrategias de transporte, el rendimiento de los transportistas y la gestión del inventario.
Las empresas pueden optimizar sus operaciones de la cadena de suministro y adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado de forma más eficaz con un TMS holístico. Experimenta estas ventajas de primera mano y comprueba cómo un TMS puede transformar tu logística probando una demo hoy mismo.

Planificación de la implantación del TMS

Para garantizar el éxito del TMS y su alineación con los objetivos estratégicos generales de la empresa, es crucial que las partes interesadas de la cadena de suministro establezcan objetivos claros para la implantación.
El proceso comienza con una evaluación de las necesidades para determinar a qué áreas operativas debe dar prioridad el TMS.

Las empresas deben empezar por identificar los requisitos y retos empresariales específicos a los que se enfrentan las operaciones.
¿Es prioritario reducir costes, mejorar la eficiencia o lograr el cumplimiento?
O quizá lo primero de la lista sea potenciar el servicio al cliente o crear una nueva visibilidad del seguimiento de los envíos.
Señalar las áreas específicas que informan de la necesidad de implantar un TMS ayudará a orientar mejor su adopción y a obtener un mayor retorno de la inversión (ROI).

Durante la evaluación de necesidades, busca oportunidades de Reingeniería de Procesos Empresariales (RPE).
Las empresas suelen conseguir reducciones de costes mediante la implantación de TMS, pero los cambios en los procesos y flujos de trabajo pueden generar aún más ahorros.
Además, la implantación proporciona una ventana conveniente para ajustar los flujos de trabajo antes de codificar y solidificar su configuración en el nuevo TMS.

Al crear un plan de implantación de TMS, establece Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) para realizar un seguimiento de medidas específicas de éxito.
Trabaja con el proveedor de TMS seleccionado para personalizar la solución e integrarla con los sistemas existentes, como las plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP), sistemas de gestión de almacenes (WMS) y gestión de relaciones con los clientes (CRM).
Y proporciona una formación completa a los empleados que utilicen el TMS, para garantizar una adopción sin problemas y minimizar la resistencia al cambio.

Siguiendo estos pasos, las organizaciones pueden alinear eficazmente las características y funcionalidades del TMS con sus requisitos empresariales, maximizando el valor derivado de la implantación y alcanzando sus objetivos estratégicos.

Seleccionar el proveedor de TMS adecuado

El proceso de selección del proveedor de TMS adecuado es fundamental para el éxito de la implantación y la eficacia a largo plazo de la solución.
Investiga a fondo para identificar a los proveedores que cumplan los criterios definidos.
Busca empresas con un historial probado, críticas positivas de los clientes y experiencia en el sector del transporte y la logística.

Considera también la amplitud de la oferta de soluciones del proveedor, incluyendo si ofrece un TMS in situ o un TMS basado en la nube. Con un TMS in situ, tu empresa aloja el sistema internamente y tienes el control total de tus servicios y datos de transporte. Con un TMS basado en la nube, un proveedor externo gestiona el sistema a través de servidores remotos, y tú puedes acceder al TMS a través de una plataforma online. Un TMS en la nube puede personalizarse fácilmente para alinearse con objetivos empresariales específicos, eliminando o añadiendo soluciones, y gestionando el acceso a los datos de los envíos en tiempo real.

Evalúa hasta qué punto las funciones de la solución TMS de cada proveedor se ajustan a las necesidades actuales y futuras.
Presta atención a las funciones básicas, como la optimización de rutas, la gestión de cargas, la selección de transportistas, el seguimiento en tiempo real, los informes y análisis, y la gestión del cumplimiento.
Evalúa hasta qué punto las funciones se ajustan a las necesidades actuales y futuras.

Preparar a tu equipo para la adopción del TMS

La gestión del cambio ayuda a minimizar la resistencia a adoptar nuevos procesos y tecnologías.
Los empleados pueden ser reacios a adoptar un TMS si lo perciben como algo que podría alterar sus flujos de trabajo familiares.
Las estrategias eficaces de gestión del cambio abordan estas preocupaciones, garantizando un proceso de implantación sin fisuras.

Una formación adecuada también garantiza que los empleados comprendan cómo utilizar el TMS con eficacia.
Cuando los empleados están equipados con las habilidades y conocimientos necesarios, es más probable que adopten el nuevo sistema y utilicen sus funciones en todo su potencial, maximizando el rendimiento de la inversión.
Un personal bien formado puede aprovechar el TMS para agilizar los procesos de transporte, incluida la planificación de rutas, la selección de transportistas y la gestión de la carga.

Integración y configuración de TMS

Los aspectos técnicos de la implantación del TMS implican configurar el sistema, migrar los datos e integrarlo con los Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA) existentes, los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) y otros sistemas relevantes.

1. Configura el sistema TMS:

El proceso de implantación de un TMS suele empezar con la instalación y configuración del sistema según los requisitos específicos de la organización.
Esto implica definir parámetros como los modos de transporte, las preferencias de los transportistas, las reglas de envío, las guías de ruta y los permisos de usuario.

Dependiendo de la complejidad de las operaciones de transporte de la organización, el TMS puede requerir una personalización para alinearse con flujos de trabajo y reglas empresariales únicos.
La personalización puede incluir la creación de informes, plantillas y cuadros de mando adaptados a las necesidades de la organización.

Tras la configuración y personalización, un TMS debe probarse a fondo para garantizar que funciona correctamente y cumple los requisitos de la organización.
Las pruebas deben abarcar varios escenarios, incluidos distintos modos de transporte, selecciones de transportistas, optimizaciones de rutas y gestión de excepciones.

2. Migrar los datos al nuevo TMS:

La migración de datos implica extraer los datos relevantes de los sistemas existentes, como un TMS heredado, hojas de cálculo o registros manuales.
Estos datos pueden incluir detalles de envíos, contratos con transportistas, información sobre clientes, catálogos de productos y datos históricos de transporte.

Antes de importar esta información a un nuevo TMS, límpiala y transfórmala para garantizar su exactitud, coherencia y compatibilidad con la estructura de datos del nuevo sistema.
Esto puede implicar estandarizar formatos, resolver duplicados, corregir errores y enriquecer los datos cuando sea necesario.

Una vez depurados y transformados los datos, el proveedor suele proporcionar un conjunto de plantillas predefinidas o herramientas de migración de datos que pueden utilizarse para importar la información necesaria.
Deben llevarse a cabo cuidadosos procesos de validación y conciliación para verificar la exactitud e integridad de los datos migrados.

3. Integrar el TMS con los sistemas existentes:

Para obtener el mejor rendimiento de la inversión (ROI) de un TMS, intégralo con otras plataformas logísticas.
La integración permite el intercambio de datos en tiempo real y la colaboración con partes interesadas externas, como clientes, transportistas, proveedores y socios comerciales.

Por ejemplo, la integración entre el TMS y el WMS es crucial para una coordinación perfecta entre las operaciones de transporte y de almacén.
La integración permite la transmisión automática de los detalles de los envíos, los niveles de inventario, el estado de los pedidos y las instrucciones de recogida-embalaje-envío entre los dos sistemas, garantizando el cumplimiento eficaz de los pedidos y la gestión del inventario.

La integración con el sistema ERP facilita la visibilidad y el control de extremo a extremo de todo el proceso de la cadena de suministro.
Los datos clave, como pedidos de venta, pedidos de compra, niveles de inventario y transacciones financieras, pueden sincronizarse entre el TMS y el ERP, lo que permite una mejor toma de decisiones y planificación de recursos.
Dependiendo de los requisitos de la organización, el TMS puede necesitar la integración API con otros sistemas como CRM, sistemas de gestión de transportistas (CMS), plataformas de intercambio electrónico de datos (EDI) y sistemas de seguimiento GPS.

Poner en marcha un nuevo TMS

La puesta en marcha de un TMS marca la transición del desarrollo y las pruebas al funcionamiento en directo.
Esta fase implica las pruebas finales, la supervisión del sistema y la resolución de cualquier problema que surja antes y después de la puesta en marcha del sistema.

Antes de la fecha de lanzamiento, asegúrate de que todos los componentes, integraciones y funcionalidades del sistema funcionan correctamente.
Prueba varios escenarios, como el procesamiento de pedidos, la optimización de rutas, la selección de transportistas, la reserva de cargas, el seguimiento y la elaboración de informes.
Involucra a los usuarios finales en las pruebas de aceptación del usuario (UAT) para validar que el TMS satisface sus necesidades y funciona sin problemas en escenarios reales.
Recoge los comentarios de los usuarios para abordar cualquier problema de usabilidad identificado durante la UAT.

Facilita una transición fácil con un plan de asistencia integral.
Asegúrate de que existe un sistema para prestar asistencia a los usuarios las 24 horas del día en caso de emergencias o problemas críticos.
Designa un equipo de asistencia que responda a las consultas de los usuarios, resuelva problemas técnicos y ofrezca orientación sobre el uso del sistema.
Establece prácticas de intercambio de conocimientos, como foros de usuarios, preguntas frecuentes y repositorios de documentación para capacitar a los usuarios y fomentar su autosuficiencia.

Medición y seguimiento

Medir y controlar el rendimiento son pasos fundamentales para seguir el progreso hacia una implantación satisfactoria del TMS.
Realiza análisis de rendimiento continuos centrados en los siguientes KPI:

• Entrega a tiempo: Mide el porcentaje de envíos entregados a tiempo en comparación con la fecha de entrega programada.
  Este KPI refleja la eficacia del TMS en la optimización de rutas, la selección de transportistas fiables y la gestión de los horarios de transporte.
• Ahorro de costes: Calcula la reducción de costes de transporte conseguida con la implantación del TMS.
  Compara los gastos reales de transporte antes y después de la implantación, teniendo en cuenta factores como las tarifas de flete, los costes de combustible y las mejoras en la eficiencia operativa.
• Rendimiento de los transportistas: Evalúa el rendimiento de los transportistas basándote en métricas como la entrega a tiempo, los tiempos de tránsito, los índices de aceptación de ofertas y las reclamaciones de flete.
  Identifica los transportistas con mejor rendimiento y las áreas de mejora para optimizar la selección y las relaciones con los transportistas.
• Tiempo del ciclo de cumplimiento de pedidos: Mide el tiempo que se tarda en cumplir los pedidos de los clientes desde la recepción hasta la entrega.
  Un tiempo de ciclo de cumplimiento de pedidos más corto indica una mayor eficiencia y capacidad de respuesta en la cadena de suministro, impulsada por la optimización del TMS.
• Niveles de inventario: Supervisa los niveles de inventario y los índices de rotación para evaluar el impacto de la optimización del TMS en la gestión del inventario.
  Un TMS bien optimizado puede minimizar los costes de mantenimiento del inventario y garantizar una disponibilidad de existencias adecuada para satisfacer la demanda de los clientes.

El análisis de resultados impulsa la mejora continua

Un TMS moderno ofrece una visibilidad sin precedentes de todos los aspectos de las operaciones de transporte.
No dejes que este tesoro de datos de rendimiento se desperdicie: genera informes y análisis periódicos para hacer un seguimiento de los KPI y las métricas de rendimiento a lo largo del tiempo.

Analiza las tendencias, identifica los valores atípicos y compara el rendimiento con las normas del sector o los objetivos internos.
Estas perspectivas de análisis del rendimiento pueden utilizarse para identificar oportunidades de optimización y perfeccionamiento de los procesos.
Busca continuamente formas de racionalizar los flujos de trabajo, mejorar la eficiencia y aumentar la eficacia de las operaciones impulsadas por TMS.

Trabajar con un proveedor de servicios de transporte gestionados puede impulsar las prácticas de mejora continua.
Estos socios pueden facilitar evaluaciones del transporte que tengan en cuenta las operaciones actuales y destaquen las áreas de crecimiento futuro.

Da el siguiente paso en la implantación del TMS

Un TMS puede ayudar a las empresas a tomar decisiones proactivas e informadas sobre sus operaciones de transporte.
¿Preparado para avanzar en la implantación de un TMS?
No lo hagas solo.

Los socios de servicios gestionados pueden potenciar la implantación aportando experiencia, recursos y apoyo durante todo el proceso.
Los socios logísticos suelen tener una gran experiencia en el sector y pueden ofrecer información sobre las mejores prácticas, las normas del sector y los requisitos normativos.

Los consultores de TMS también pueden proporcionar personal cualificado, como gestores de proyectos, consultores de TMS, desarrolladores y administradores de sistemas, para aumentar el equipo interno de la organización durante la implantación. Esto ayuda a aliviar las limitaciones de recursos y garantiza que el proyecto de implantación siga su curso.

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